Бесплатная доска задач онлайн: честный обзор сервисов

Стартап на три человека решает навести порядок в делах и гуглит «бесплатная доска задач». Открывает первый сервис из выдачи, за час собирает канбан с тремя колонками — и всё хорошо, пока через месяц не понадобится пригласить четвёртого коллегу или выгрузить архив закрытых задач. Тут и выясняется, что бесплатно не значит без ограничений, а мелкий шрифт в тарифах у каждого сервиса свой.

Бесплатный тариф для доски задач — это возможность вести канбан без оплаты подписки, но почти всегда с потолком: по числу участников, досок, вложений или интеграций. Разработчики зарабатывают не на бесплатном плане, а на командах, которым его перестаёт хватать, и это нормальная бизнес-модель, если понимать её правила заранее, а не постфактум.

Мы сверили официальные тарифы пяти популярных сервисов, чтобы ответить без маркетинговых оговорок: что реально бесплатно, где начинаются ограничения и какой вариант выбрать под вашу ситуацию.

В этой статье:

• Что такое бесплатная доска задач и когда её достаточно
• Что обычно прячут в бесплатных тарифах
• Сравнительная таблица: бесплатные тарифы доски задач
• Разбор сервисов: кому какой бесплатный тариф подходит
• Когда бесплатного тарифа хватит надолго, а когда — нет
• Как не попасть в ловушку «бесплатно, но потом дорого»
• Пошаговый план: как выбрать доску за 20 минут
• Частые ошибки при выборе

Что такое бесплатная доска задач и когда её достаточно

Слово «бесплатно» на сайтах таск-трекеров скрывает как минимум три разных предложения, и стоит различать их до регистрации.

Первый вариант — честный freemium: у сервиса есть постоянный бесплатный план с реальными ограничениями по участникам, доскам или функциям, и он не исчезнет через месяц. Второй вариант маскируется под бесплатный тариф, оставаясь по сути пробным периодом: 14–30 дней полного доступа, а дальше или платите, или откатываетесь на урезанную версию, о которой на лендинге упомянули мелким шрифтом внизу страницы. Третий вариант звучит как «бесплатно для личного использования»: формально доска не стоит ни рубля, но условия сервиса запрещают вести в ней работу команды или коммерческие проекты.

Если вы фрилансер, ведёте личные дела или тестируете формат совместной работы небольшой командой до внедрения платного инструмента — честного freemium обычно хватает надолго. Если планируете расти дальше пяти-семи человек, читайте лимиты внимательно ещё до переноса реальных задач: миграция с одной доски на другую отнимает время, которого жалко.

Что обычно прячут в бесплатных тарифах

Ограничения редко пишут крупным шрифтом на главной странице. Вот три места, где они обычно прячутся.

Лимит участников и досок

Самое частое ограничение — потолок на количество людей в команде или на число активных досок в бесплатном пространстве. У одних сервисов лимит считается по пользователям, например до пяти человек, у других учитывается число досок при формально неограниченном числе участников. Проверяйте оба параметра: команда из четырёх человек с одним проектом легко укладывается в первый лимит, а небольшое агентство с двумя сотрудниками, но десятком клиентов, упирается во второй.

Урезанные интеграции и автоматизации

На бесплатном тарифе почти всегда режут автоматизации: правило «карточка попала в колонку — назначить исполнителя» доступно в ограниченном количестве запусков в месяц или отсутствует вовсе. Так же обстоят дела с интеграциями: календарь, почта и мессенджер подключаются только на платных планах. Если команда живёт в переписке и вы рассчитывали на автоматическую синхронизацию, уточните это до переезда, а не после.

Объём хранения, история и отчёты

Реже, но болезненнее — лимиты на вложения (скажем, 5–10 МБ на файл), глубину истории изменений и отчёты по загрузке команды. Команда, которая крепит к задачам макеты или видео, упирается в это быстро. История важна, когда нужно разобраться в споре «кто и когда поменял срок»: на бесплатном тарифе она может храниться неделю, а не всегда.

Сравнительная таблица: бесплатные тарифы доски задач

Ниже — честная сверка условий на дату публикации. Тарифы меняются нередко, поэтому перед выбором загляните на страницу цен самого сервиса: это первое, что стоит сделать, если вам нужна не абстрактный рейтинг, а бесплатная доска задач под вашу конкретную команду.

Сервис	Что даёт бесплатный тариф	Где начинается потолок	Кому подходит
Мяудза	задачи, доски, командный чат и мини-CRM без карты	лимит по числу активных проектов на бесплатном плане	небольшой команде, которой сразу нужны задачи и общение с клиентами в одном окне
Trello	неограниченные личные доски, карточки без потолка	до 10 общих досок на бесплатное рабочее пространство, автоматизация с ограничением по запускам в месяц	одному человеку или паре людей с простыми личными и рабочими списками
Kaiten	гибкий канбан, до пяти пользователей на плане	урезанный набор отчётов и интеграций, узкий лимит по участникам	небольшой команде, которой важна тонкая настройка канбана без корпоративных наворотов
Яндекс Трекер	полноценный трекер с очередями задач для маленькой команды	лимит по числу пользователей, дальше — оплата за каждого	командам, уже живущим в экосистеме Яндекса
Weeek	доски, календарь и заметки в одном интерфейсе	лимит по участникам и объёму хранения файлов	тем, кому кроме доски нужен ещё органайзер личных дел
ClickUp	доски, спринты, документы — щедрый набор функций	небольшой лимит хранения и число автоматизаций в месяц	тем, кто готов разбираться в сложном интерфейсе ради мощных функций

Обратите внимание: половина ограничений в таблице касается не самой доски, а того, что вокруг неё, — отчётов, автоматизаций, интеграций. Базовый канбан почти у всех остаётся рабочим и на бесплатном плане.

Разбор сервисов: кому какой бесплатный тариф подходит

Trello — для личных задач и совсем маленьких команд

Trello — эталон простоты: доска собирается за пять минут, карточки без потолка, интерфейс понятен без обучения. Бесплатного плана честно хватает одному человеку или паре людей с несложным процессом. Но как только у вас появляется несколько рабочих пространств или нужна серьёзная автоматизация, лимиты дают о себе знать, а вернуться к простому списку колонок после привычки к более функциональным инструментам сложно.

Kaiten — для гибкого канбана без переплаты

Kaiten делает ставку на настройку процесса: статусы, WIP-лимиты, несколько типов карточек. Бесплатный план ограничен по числу пользователей и урезан по отчётности, зато для команды из трёх-пяти человек, которой важна не мощь, а гибкий канбан под свой процесс, это рабочий вариант без затрат на старте.

Яндекс Трекер — для тех, кто уже в экосистеме Яндекса

Если команда пользуется другими сервисами Яндекса, Трекер логично встраивается в привычную среду и предлагает полноценный трекер задач с очередями и фильтрами бесплатно для небольшого числа пользователей. Минус — за пределами этого лимита оплата считается за каждого человека, и для растущей команды счёт быстро перестаёт быть символическим.

Weeek — для тех, кому нужна не только доска

Weeek совмещает доску, календарь и заметки в одном интерфейсе, что удобно для личной эффективности: не нужно держать три разных приложения. Бесплатный тариф ограничен по участникам и объёму хранения, поэтому для одного человека или очень маленькой команды вариант хороший, а для команды побольше лимиты начинают мешать почти сразу.

ClickUp — для тех, кто готов разбираться в интерфейсе

ClickUp щедр на функции даже на бесплатном плане: доски, спринты, документы, цели. Обратная сторона — интерфейс перегружен настройками, и разобраться в нём с нуля не самая быстрая задача. Небольшой лимит хранения файлов на бесплатном тарифе тоже стоит держать в уме, если команда часто прикладывает вложения к задачам.

Мяудза — бесплатный старт с прицелом на рост команды

Мяудза даёт бесплатно собрать доску задач, командный чат и базовую CRM в одном окне, без привязки карты на старте. Идея простая: маленькой команде не нужно с первого дня переплачивать за отдельный сервис для задач, отдельный мессенджер и отдельную CRM — всё это уже рядом. Лимит на бесплатном плане касается числа активных проектов, а данные при этом хранятся на серверах в России, оплата в рублях без валютных рисков при переходе на платный тариф.

Когда бесплатного тарифа хватит надолго, а когда — нет

Один человек ведёт личные дела. Хватит практически любого сервиса из таблицы. На этом масштабе лимиты почти никогда не задевают, поэтому выбирайте по удобству интерфейса, а не по цифрам тарифа.

Фрилансер с несколькими проектами. Бесплатного плана достаточно, если проектов немного и не нужны отчёты по времени. Смотрите на лимит досок: часто именно он, а не число участников, становится узким местом у фрилансера с пятью параллельными клиентами.

Небольшая команда до 5–7 человек. Здесь бесплатный тариф ещё работает, но уже стоит проверить лимит участников заранее, а не после того, как вы перенесли туда все задачи. Хороший ориентир — выбрать сервис, у которого запас по лимиту хотя бы на пару человек больше текущего состава.

Растущая команда или агентство. Тут бесплатного тарифа обычно хватает ненадолго: как только приходит второй клиент, третий сотрудник или потребность в отчётах для заказчика, ограничения начинают мешать работе, а не экономить деньги. Разумнее сразу считать бюджет на платный план и выбирать сервис по перспективе роста, а не только по бесплатному входу.

Как не попасть в ловушку «бесплатно, но потом дорого»

Стоимость перехода с бесплатного тарифа на платный редко совпадает с ожиданиями. Вот где обычно случается неприятный сюрприз.

• Резкий скачок цены при снятии лимита. Бесплатный тариф на 5 человек, а платный тариф считается за каждого сверх этого числа отдельно — счёт для команды из 12 человек может вырасти до 15 000–20 000 ₽ в месяц там, где вы рассчитывали на скромную доплату.
• Функции, без которых бесплатный план становится неудобным. Автоматизации, интеграции и отчёты нередко доступны только на платном тарифе, и без них команда, привыкшая к бесплатной версии, начинает работать медленнее, а не просто теряет «приятные мелочи».
• Валютная подписка у зарубежных сервисов. Оплата в долларах или евро — это плавающий курс и риск, что платёж однажды не пройдёт. Российские сервисы с оплатой в рублях снимают этот риск полностью.
• Стоимость переезда, если лимит всё же настиг. Экспорт задач, перенастройка досок, привыкание команды к новому интерфейсу — это тоже расходы, просто не в деньгах, а во времени. Дешевле выбрать сервис с запасом сразу, чем переезжать дважды.

Практичный совет: посчитайте, сколько будет стоить платный тариф именно вашего размера команды ещё до того, как перенесёте туда реальные задачи. Так решение принимается на холодную голову, а не под давлением упёршегося лимита.

Пошаговый план: как выбрать доску за 20 минут

Выбор бесплатной доски задач не требует недели исследований. Достаточно пройти пять шагов подряд.

1. Посчитайте реальный размер команды сейчас и через полгода. Если планируете рост, сразу закладывайте запас по лимиту участников — не берите сервис впритык под текущий состав.
2. Проверьте лимит по доскам, а не только по людям. Если ведёте несколько проектов или клиентов параллельно, этот лимит вас коснётся раньше, чем ограничение по участникам.
3. Откройте страницу тарифов сервиса, а не блог с рейтингом. Условия иногда меняются, и только официальная страница даёт актуальные цифры на сегодня.
4. Соберите тестовую доску с реальными задачами, а не с примерами из демо. Пять минут работы с настоящими данными покажут больше, чем любое описание функций.
5. Договоритесь о правиле «всё в системе». Даже идеальная доска бесполезна, если часть команды продолжает решать вопросы в чате в обход неё.

Такой план закрывает выбор за один вечер, а не растягивается на неделю сравнения демо-версий.

Частые ошибки при выборе

• Смотрят только на функции, а не на лимиты. Богатый список возможностей ничего не значит, если половина из них закрыта на бесплатном плане именно для вашего размера команды.
• Не проверяют лимит по доскам. Все считают участников, но забывают, что для агентства с клиентами именно число досок часто становится первым потолком.
• Переносят все задачи сразу, не протестировав лимиты. Через неделю выясняется, что лимит достигнут, и приходится либо доплачивать, либо срочно переезжать с уже накопленными данными.
• Выбирают сервис по чужому рейтингу, а не по своему сценарию. Лучшая доска — не та, что в топе статьи, а та, где ваш типовой процесс собирается быстрее всего.
• Игнорируют валютные подписки. Экономия на старте оборачивается риском при скачке курса, когда платный тариф всё же понадобится.

Как это устроено в Мяудзе

Мяудза устроена так, чтобы бесплатный старт не превращался в компромисс. С самого начала доступны доски с гибкими колонками под ваш процесс, командный чат прямо рядом с задачами и базовая CRM для работы с клиентами — не нужно собирать три отдельных сервиса и синхронизировать их вручную.

Доска собирается за час, данные хранятся на серверах в России, а оплата на платных тарифах — в рублях, без риска, что подписка однажды перестанет проходить. Когда бесплатного лимита по проектам перестаёт хватать, переход на платный тариф не требует переезда на другой сервис: задачи, чат и клиенты остаются на месте.

Попробовать Мяудзу бесплатно — соберите свою первую доску сегодня и оцените, хватает ли вам лимитов на практике, а не по описанию тарифа.

Итог

Бесплатная доска задач у каждого сервиса означает что-то своё: у одних это честный freemium навсегда, у других — пробный период с истекающим сроком, а у третьих ограничение действует только для личного использования. Прежде чем регистрироваться, посчитайте реальный размер команды, проверьте лимит и по участникам, и по доскам, а тестовую доску соберите на настоящих задачах, а не на примерах из демо.

Если ваша команда уже перерастает Trello и ищет полноценную замену, изучите аналоги Trello на русском языке. А когда сервис выбран, разложить работу по доске правильно с первого дня поможет гайд как настроить онлайн-доску для команды с нуля.